Rechnungen gehören zum Alltag eines jeden Unternehmens. Doch wer hat schon Lust auf Papierchaos und stundenlange Verwaltungsarbeit? Die E-Rechnung bietet hier eine moderne und effiziente Alternative. Doch was genau ist sie? Welche Vor- und Nachteile bringt sie mit sich? Und welche rechtlichen Vorschriften gibt es? Hier erfährst du alles, was du wissen musst – kompakt und einfach erklärt.
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Digital ist das neue Normal
Früher wurden Rechnungen auf Papier verschickt, heute läuft vieles digital ab. Mit der E-Rechnung gehst du einen Schritt weiter: Sie wird elektronisch erstellt, übermittelt und kann direkt von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden. In einigen Fällen ist sie sogar gesetzlich vorgeschrieben. Aber keine Sorge, die Umstellung ist weniger kompliziert, als sie klingt!
Vorteile, Formate und rechtliche Rahmenbedingungen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur ein PDF, sondern ein Dokument, das in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt. Dadurch können Buchhaltungsprogramme die Daten direkt einlesen und weiterverarbeiten.
Welche Formate gibt es?
- XRechnung
- Standard in Deutschland, besonders für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
- Maschinenlesbares XML-Format mit klar definierten Pflichtfeldern.
- ZUGFeRD
- Eine Kombination aus maschinenlesbarem XML und lesbarem PDF. Ideal für Unternehmen, die beides brauchen.
- Peppol BIS
- Internationaler Standard, besonders für den grenzüberschreitenden Handel.
Wie erhalte ich E-Rechnungen?
- Über Buchhaltungssoftware
Viele Programme bieten eine Funktion für den Empfang von E-Rechnungen. - Per E-Mail
E-Rechnungen kommen oft als XML-Dateien oder ZUGFeRD-PDFs. - Über Netzwerke wie Peppol
Hier werden Rechnungen sicher und standardisiert zugestellt.
Wie versende ich E-Rechnungen?
- Mit Buchhaltungsprogrammen
Programme wie DATEV oder sevDesk unterstützen das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen. - Über spezialisierte Dienstleister
Diese helfen bei der Umwandlung und dem Versand der Rechnungen. - DSGVO beachten
Der Versand muss sicher und datenschutzkonform erfolgen.
Welche Vorteile hat die E-Rechnung?
- Schneller und günstiger: Kein Papier, keine Postwege – das spart Zeit und Geld.
- Fehlerreduktion: Automatisierte Verarbeitung minimiert Zahlendreher oder vergessene Pflichtangaben.
- Nachhaltig: Kein Papier bedeutet weniger Müll.
Gibt es auch Nachteile?
- Technische Hürden: Du brauchst geeignete Software und musst dich mit den Formaten auskennen.
- Einmalige Umstellungskosten: Neue Prozesse und Software können zu Beginn Aufwand und Kosten verursachen.
- Gesetzliche Vorgaben: Wer nicht up-to-date ist, riskiert Strafen, z. B. bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Rechtliche Rahmenbedingungen
- Pflicht bei öffentlichen Aufträgen
Seit 2020 müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland als XRechnung gestellt werden. - Archivierungspflicht
E-Rechnungen müssen, wie alle anderen Rechnungen, zehn Jahre aufbewahrt werden – natürlich digital. - Pflichtangaben
Auch E-Rechnungen müssen gesetzlich vorgeschriebene Angaben wie Steuernummer, Rechnungsnummer und Zahlungsbedingungen enthalten.
Fazit: Die Zukunft der Rechnungen ist digital
Die E-Rechnung ist effizient, nachhaltig und spart Kosten – ideal für Unternehmen, die mit der Zeit gehen wollen. Klar, die Umstellung erfordert etwas Planung, aber die Vorteile überwiegen deutlich. Und wenn du Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellst, kommst du um die E-Rechnung ohnehin nicht herum.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
1. Muss ich E-Rechnungen nutzen?
Nur, wenn du mit öffentlichen Auftraggebern arbeitest. Für alle anderen Kunden ist sie optional, aber praktisch.
2. Kann ich ein PDF als E-Rechnung verschicken?
Nein, ein PDF allein reicht nicht aus, da es nicht maschinenlesbar ist.
3. Welche Software brauche ich?
Programme wie sevDesk, Lexware oder DATEV unterstützen die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen.
4. Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Zehn Jahre – das gilt für alle Rechnungen, ob digital oder auf Papier.
Quellenangabe
- Bundesministerium der Finanzen: E-Rechnungsverordnung
- EU-Richtlinie 2014/55/EU: Standardisierung der E-Rechnung